Voorwaarden

ALGEMENE GEBRUIKS- EN DIENSTVOORWAARDEN

EFACT.BE

Versie 2026

ARTIKEL 1 – IDENTIFICATIE VAN DE DIENSTVERLENER

Het platform efact.be wordt uitgebaat door:

Expert Vision SRL
Aalterseweg 45
9910 Aalter
België

BTW-nummer: BE0643613707

Hierna genoemd "Expert Vision".

Expert Vision ontwikkelt, beheert, onderhoudt en commercialiseert digitale oplossingen voor ondernemingen, zelfstandigen, verenigingen en professionele organisaties.

ARTIKEL 2 – DOEL VAN DE ALGEMENE VOORWAARDEN

Deze Algemene Voorwaarden regelen de toegang tot en het gebruik van het platform efact.be en alle daaraan verbonden diensten.

Zij zijn van toepassing op alle gebruikers, accounthouders, gemachtigde gebruikers, boekhouders, partners en iedere persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van de diensten van Expert Vision.

Door gebruik te maken van het Platform verklaart de gebruiker zich akkoord met deze Algemene Voorwaarden.

ARTIKEL 3 – DEFINITIES

Voor de toepassing van deze Algemene Voorwaarden hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:

Platform: alle webapplicaties, mobiele applicaties, API's, diensten en aanverwante oplossingen die worden aangeboden onder de merken efact.be, efact.io of enige andere huidige of toekomstige merknaam van Expert Vision.

Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die handelt in een professionele context of iedere rechtspersoon die gebruik maakt van het Platform.

Accounthouder: de onderneming of organisatie die een account heeft aangemaakt op het Platform.

Gemachtigde gebruiker: iedere persoon die door de Accounthouder toegang heeft gekregen tot het Platform.

Documenten: alle facturen, creditnota's, offertes, contracten, bestelbonnen, leveringsbonnen, administratieve documenten en andere digitale inhoud die wordt aangemaakt, verzonden, ontvangen of opgeslagen via het Platform.

Peppol-netwerk: het internationale netwerk voor de veilige uitwisseling van elektronische documenten.

API: programmeerinterfaces die een geautomatiseerde communicatie met het Platform mogelijk maken.

Derde diensten: externe diensten, softwareoplossingen, administraties, financiële instellingen of andere systemen die gekoppeld zijn aan het Platform.

ARTIKEL 4 – DOEL VAN HET PLATFORM

Het Platform heeft als doel ondernemingen en professionele organisaties te ondersteunen bij hun administratief, commercieel en documentair beheer.

Het Platform kan onder meer volgende functionaliteiten aanbieden:

het opmaken en beheren van facturen;
het opmaken en beheren van creditnota's;
zelf-facturatie;
zelf-creditering;
offertes;
bestelbonnen;
leveringsbonnen;
proforma facturen;
documentbeheer;
elektronische handtekeningen;
digitalisering van documenten;
documentimport via e-mail;
documentscan via mobiele toepassingen;
gebruik van artificiële intelligentie;
uitwisseling van documenten via het Peppol-netwerk;
boekhoudersportalen;
koppelingen met software van derden;
API-integraties;
alsook huidige en toekomstige functionaliteiten ontwikkeld door Expert Vision.

Expert Vision behoudt zich het recht voor om functionaliteiten aan te passen, uit te breiden, te vervangen of te verwijderen teneinde de verdere ontwikkeling van het Platform mogelijk te maken.

ARTIKEL 5 – TOELATINGSVOORWAARDEN

Het Platform is bestemd voor ondernemingen, zelfstandigen, verenigingen en organisaties die beschikken over een actief ondernemingsnummer en, indien wettelijk vereist, een geldig btw-nummer.

De gebruiker garandeert dat hij beschikt over alle nodige rechten, machtigingen en bevoegdheden om op te treden namens de entiteit die hij vertegenwoordigt.

Iedere gebruiker die zonder geldige bevoegdheid gebruik maakt van het Platform, draagt hiervoor uitsluitend zelf de verantwoordelijkheid.

ARTIKEL 6 – IDENTIFICATIE EN VERIFICATIE VAN GEBRUIKERS

Om fraude te voorkomen, gebruikers te beschermen en te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen, kan Expert Vision op elk moment informatie of documenten opvragen om de identiteit van een gebruiker te verifiëren.

Deze verificatie kan onder meer betrekking hebben op:

de identiteit van de gebruiker;
het adres van de gebruiker;
de onderneming of organisatie;
de hoedanigheid van wettelijke vertegenwoordiger;
een volmacht of mandaat;
de bevoegdheid om namens een onderneming of organisatie op te treden.

Expert Vision kan de toegang tot het Platform geheel of gedeeltelijk opschorten zolang de gevraagde verificaties niet naar tevredenheid zijn afgerond.

ARTIKEL 7 – AANMAKEN VAN EEN ACCOUNT

De registratie gebeurt via het inschrijvingsformulier dat beschikbaar wordt gesteld op het Platform.

De gebruiker verbindt zich ertoe correcte, volledige en actuele informatie te verstrekken.

Eén gebruiker kan meerdere ondernemingen beheren indien deze functionaliteit beschikbaar is op het Platform.

De Accounthouder blijft verantwoordelijk voor alle toegangsrechten die worden toegekend aan gemachtigde gebruikers.

ARTIKEL 8 – GRATIS PROEFPERIODE

Expert Vision kan een gratis proefperiode aanbieden waarmee gebruikers de functionaliteiten van het Platform kunnen ontdekken.

Tenzij anders vermeld bedraagt de proefperiode dertig (30) kalenderdagen vanaf de aanmaak van het account.

Elke onderneming of organisatie kan slechts eenmaal gebruik maken van een gratis proefperiode, tenzij Expert Vision uitdrukkelijk anders beslist.

Na afloop van de proefperiode kan de gebruiker een abonnement afsluiten om de diensten verder te gebruiken.

Expert Vision behoudt zich het recht voor om bepaalde functionaliteiten tijdens de proefperiode te beperken.

ARTIKEL 9 – ABONNEMENTEN

De diensten worden aangeboden via verschillende abonnementsformules, waaronder onder meer de formules Starter en Pro.

De kenmerken, functionaliteiten en tarieven van de verschillende formules worden gepubliceerd op het Platform of meegedeeld via commerciële documentatie.

Abonnementen worden afgesloten voor een periode van twaalf (12) maanden.

Expert Vision behoudt zich het recht voor om bestaande formules aan te passen, nieuwe formules te introduceren of bestaande formules stop te zetten.

Tariefwijzigingen hebben geen invloed op reeds betaalde abonnementsperiodes.

ARTIKEL 10 – VERLENGING VAN ABONNEMENTEN

Abonnementen kunnen worden verlengd:

manueel door de gebruiker;
automatisch via een geldige betaalkaart.

De gebruiker blijft verantwoordelijk voor het actueel houden van zijn betalingsgegevens.

Bij mislukking van een automatische betaling kan Expert Vision de toegang tot bepaalde diensten of functionaliteiten tijdelijk beperken of opschorten totdat de situatie geregulariseerd is.

ARTIKEL 11 – FINANCIËLE VOORWAARDEN

De toepasselijke prijzen zijn deze die gepubliceerd worden op het ogenblik van de bestelling of verlenging van het abonnement.

Alle prijzen worden uitgedrukt in euro en zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

De betaling is vooraf verschuldigd voor de gekozen abonnementsperiode.

Facturen worden uitsluitend in elektronische vorm verstrekt.

Bepaalde aanvullende diensten, maatwerkontwikkelingen, specifieke integraties, opleidingen, consultancyopdrachten of professionele diensten kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.

ARTIKEL 12 – TERUGBETALINGSBELEID

De gebruiker kan binnen een termijn van dertig (30) kalenderdagen na de eerste betaling verzoeken om de annulering van zijn abonnement.

Indien het verzoek wordt aanvaard, zal Expert Vision overgaan tot terugbetaling van het betaalde bedrag en, indien nodig, de nodige boekhoudkundige of fiscale correcties uitvoeren overeenkomstig de toepasselijke regelgeving.

Na het verstrijken van deze termijn van dertig (30) dagen is geen terugbetaling meer verschuldigd voor de lopende abonnementsperiode, behoudens wettelijke verplichtingen of een uitdrukkelijke beslissing van Expert Vision.

Specifieke diensten die reeds volledig of gedeeltelijk werden uitgevoerd, kunnen van terugbetaling worden uitgesloten.

ARTIKEL 13 – GEBRUIKERS EN TOEGANGSRECHTEN

De Accounthouder kan gebruikers aanmaken, wijzigen, opschorten of verwijderen.

Het Platform kan verschillende niveaus van toegangsrechten aanbieden, afhankelijk van de beschikbare functionaliteiten.

Deze rechten kunnen onder meer omvatten:

volledige toegang;
beperkte toegang;
alleen-lezen toegang (Read-Only);
boekhouderstoegang;
specifieke toegangsrechten voor bepaalde modules;
andere toegangsrechten die door Expert Vision ter beschikking worden gesteld.

De Accounthouder blijft verantwoordelijk voor alle toegekende toegangsrechten.

ARTIKEL 14 – BOEKHOUDERSTOEGANG

Het Platform laat toe om gratis toegang te verlenen aan één of meerdere boekhouders, accountants, fiscale adviseurs, boekhoudkantoren of andere professionele raadgevers.

Eenzelfde boekhouder of kantoor kan toegang hebben tot meerdere klantendossiers via één gebruikersaccount wanneer deze functionaliteit beschikbaar is.

De boekhouderstoegang vormt uitsluitend een technische functionaliteit voor het delen, raadplegen en beheren van documenten en gegevens.

Deze toegang vormt op zichzelf geen boekhoudkundige, fiscale, juridische of auditdienst geleverd door Expert Vision.

Expert Vision kan afzonderlijke diensten aanbieden, rechtstreeks of via gespecialiseerde partners, onder afzonderlijke voorwaarden en tarieven.

ARTIKEL 15 – API'S EN INTEGRATIES

Het Platform kan programmeerinterfaces (API's) ter beschikking stellen waarmee gegevens automatisch kunnen worden uitgewisseld.

Toegang tot bepaalde API's kan afhankelijk zijn van:

het gekozen abonnement;
technische beperkingen;
voorafgaande validatie;
specifieke commerciële afspraken;
of andere voorwaarden bepaald door Expert Vision.

Expert Vision behoudt zich het recht voor om API's te wijzigen, uit te breiden, te beperken, tijdelijk op te schorten of definitief te vervangen indien dit noodzakelijk is voor de veiligheid, stabiliteit of verdere ontwikkeling van het Platform.

Het Platform kan gekoppeld worden aan software, administraties, financiële instellingen, platformen of andere diensten van derden.

Expert Vision kan niet aansprakelijk worden gesteld voor wijzigingen, beperkingen, onderbrekingen of stopzettingen van diensten van derden.

ARTIKEL 16 – PEPPOL-NETWERK

Expert Vision biedt diensten aan voor het verzenden en ontvangen van elektronische documenten via het Peppol-netwerk.

Wanneer het Platform dit toelaat, kan de gebruiker zich zelf registreren of uitschrijven voor Peppol.

Expert Vision treedt op als technische dienstverlener voor de verzending en ontvangst van elektronische documenten.

De gebruiker blijft uitsluitend verantwoordelijk voor:

de inhoud van zijn documenten;
de juistheid van de gegevens;
de fiscale conformiteit;
de boekhoudkundige conformiteit;
de juridische conformiteit van de verzonden documenten.

Een document dat succesvol via het Peppol-netwerk werd verzonden, kan niet meer worden gewijzigd of verwijderd.

Correcties dienen te gebeuren overeenkomstig de toepasselijke wettelijke en fiscale regels, onder meer door middel van een creditnota of een ander correctiedocument.

Expert Vision kan de toegang tot Peppol weigeren, beperken of opschorten indien:

de identiteit van de gebruiker niet kan worden bevestigd;
de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet kan worden aangetoond;
de wettelijke gegevens van de onderneming onvolledig of onjuist zijn;
frauduleuze activiteiten worden vermoed;
een wettelijke of contractuele verplichting dit vereist.

Bij niet-verlenging van een abonnement kan Expert Vision de toegang tot Peppol geleidelijk beperken of beëindigen. Expert Vision kan onder meer herinneringen versturen, Peppol tijdelijk opschorten en uiteindelijk de uitschrijving van de gebruiker uit het Peppol-netwerk uitvoeren indien de situatie niet wordt geregulariseerd.

Expert Vision kan niet aansprakelijk worden gesteld voor:

storingen binnen het Peppol-netwerk;
onbeschikbaarheid van andere Peppol-participanten;
vertragingen bij ontvangers;
fouten veroorzaakt door derden;
weigeringen van verwerking door externe platformen.

ARTIKEL 17 – ELEKTRONISCHE HANDTEKENING

Het Platform kan elektronische handtekeningen ondersteunen wanneer deze functionaliteit beschikbaar is.

Expert Vision kan samenwerken met één of meerdere erkende of gecertificeerde aanbieders van elektronische handtekeningen.

De keuze van de technische partners en oplossingen behoort uitsluitend toe aan Expert Vision en kan op elk moment worden gewijzigd.

Bepaalde functionaliteiten kunnen worden geleverd door externe dienstverleners die onderworpen zijn aan hun eigen voorwaarden.

De gebruiker blijft verantwoordelijk om na te gaan of het gebruikte type elektronische handtekening voldoet aan de wettelijke, contractuele of reglementaire vereisten die op hem van toepassing zijn.

Expert Vision garandeert niet dat een bepaald type handtekening door iedere overheid, rechtbank, financiële instelling, verzekeraar of andere organisatie zal worden aanvaard.

ARTIKEL 18 – ARTIFICIËLE INTELLIGENTIE EN DIGITALISERING

Het Platform kan gebruik maken van artificiële intelligentie, OCR-technologie, machine learning, automatische documentherkenning, classificatie, gegevensanalyse of andere vergelijkbare technologieën.

Deze technologieën kunnen onder meer worden gebruikt voor:

documentdigitalisering;
automatische gegevensuitlezing;
documentclassificatie;
OCR-verwerking;
invoerondersteuning;
administratieve automatisering;
toekomstige functionaliteiten gebaseerd op AI.

Bepaalde digitaliseringsprocessen kunnen aanvullend worden gecontroleerd door medewerkers van Expert Vision om de kwaliteit van de verwerkte gegevens te verbeteren.

Deze controle vormt geen boekhoudkundige, fiscale of juridische validatie van de documenten.

Alle automatisch gegenereerde resultaten dienen door de gebruiker te worden gecontroleerd vóór gebruik.

Automatisch gegenereerde informatie vormt geen juridisch, fiscaal, boekhoudkundig, financieel of professioneel advies.

Expert Vision garandeert niet dat automatische verwerkingen volledig foutloos zijn.

ARTIKEL 19 – AANVULLENDE DIENSTEN

Naast de softwarediensten van het Platform kan Expert Vision rechtstreeks of via gespecialiseerde partners aanvullende diensten aanbieden, waaronder:

boekhouding;
fiscaliteit;
verzekeringen;
juridisch advies;
administratieve ondersteuning;
oprichting en beheer van ondernemingen;
personeelszaken;
compliance en regelgeving;
digitale transformatie;
financiële diensten;
of andere professionele diensten.

Deze diensten kunnen onderworpen zijn aan afzonderlijke overeenkomsten, voorwaarden of tarieven.

Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn deze diensten niet inbegrepen in de standaardabonnementen van het Platform.

ARTIKEL 20 – BESCHIKBAARHEID VAN DE DIENSTEN

Expert Vision stelt alles in het werk om een hoge beschikbaarheid van het Platform te garanderen.

De beoogde beschikbaarheid bedraagt 99% op jaarbasis.

Deze doelstelling houdt geen rekening met:

geplande onderhoudswerken;
veiligheidsupdates;
dringende technische interventies;
storingen veroorzaakt door derden;
internetstoringen;
onderbrekingen van het Peppol-netwerk;
gevallen van overmacht.

Expert Vision geeft geen absolute garantie op een ononderbroken beschikbaarheid van de diensten.

In het volgende deel (artikelen 21 t.e.m. 30) behandelen we onder meer:

back-ups;
gegevensbewaring;
fraude;
read-only accounts;
aansprakelijkheid van de gebruiker;
beperking van aansprakelijkheid;
intellectuele eigendom.

ARTICLE 29 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

La Plateforme, les applications mobiles, les API, les bases de données, les interfaces, les marques, logos, noms commerciaux, documentations, logiciels, contenus, éléments graphiques et plus généralement tous les éléments composant les Services sont protégés par les lois relatives à la propriété intellectuelle.

Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux Services demeurent la propriété exclusive d'Expert Vision ou de ses partenaires, fournisseurs ou ayants droit.

Les présentes Conditions Générales n'emportent aucun transfert de propriété intellectuelle au profit de l'utilisateur.

L'utilisateur bénéficie uniquement d'un droit personnel, limité, non exclusif, non cessible et non transférable d'utilisation des Services pendant la durée de son accès autorisé.

Sauf autorisation écrite préalable d'Expert Vision, il est interdit de :

copier ou reproduire tout ou partie des Services ;
décompiler, désassembler ou analyser les logiciels ;
pratiquer l'ingénierie inverse (reverse engineering) ;
extraire massivement des données ;
reproduire les interfaces ;
utiliser les API en dehors des usages autorisés ;
développer ou commercialiser une solution concurrente fondée sur tout ou partie des Services.

ARTICLE 30 – CONFIDENTIALITÉ

Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations non publiques dont elle pourrait avoir connaissance dans le cadre de l'utilisation des Services.

Cette obligation couvre notamment les informations commerciales, techniques, financières, stratégiques, administratives ou organisationnelles.

L'obligation de confidentialité demeure applicable pendant toute la durée de la relation contractuelle ainsi qu'après sa cessation pendant une durée raisonnable tenant compte de la nature des informations concernées.

Les modalités relatives au traitement des données personnelles sont décrites dans la Politique de Confidentialité et, le cas échéant, dans les accords de traitement des données applicables.

ARTICLE 31 – COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES

L'utilisateur accepte que l'ensemble des communications relatives aux Services puisse être effectué par voie électronique.

Ces communications peuvent notamment concerner :

les abonnements ;
les factures ;
les notifications techniques ;
les mises à jour ;
les modifications contractuelles ;
les demandes de vérification ;
les alertes de sécurité ;
les opérations liées au réseau Peppol ;
les rappels de paiement ;
ou toute autre information relative aux Services.

Les communications électroniques produisent les mêmes effets qu'une communication sur support papier lorsque la législation applicable le permet.

ARTICLE 32 – FORCE MAJEURE

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d'un retard ou d'une inexécution résultant d'un événement indépendant de sa volonté raisonnable.

Sont notamment considérés comme des cas de force majeure :

les catastrophes naturelles ;
les incendies ;
les inondations ;
les pandémies ;
les conflits sociaux ;
les actes de guerre ;
les cyberattaques de grande ampleur ;
les défaillances généralisées des réseaux de télécommunication ;
les interruptions majeures d'Internet ;
les décisions administratives ou judiciaires ;
les défaillances généralisées de fournisseurs essentiels ;
ou tout autre événement présentant les caractéristiques de la force majeure.

ARTICLE 33 – PARTENAIRES, SOUS-TRAITANTS ET SOCIÉTÉS LIÉES

Expert Vision peut faire appel à des partenaires, sous-traitants, prestataires spécialisés ou sociétés liées afin d'assurer tout ou partie des Services.

Ces interventions peuvent notamment concerner :

l'hébergement ;
la maintenance ;
les services Peppol ;
les services de signature électronique ;
les services d'intelligence artificielle ;
la dématérialisation ;
les communications électroniques ;
les services comptables ;
les services fiscaux ;
les services juridiques ;
les assurances ;
ou toute autre activité liée aux Services.

Expert Vision demeure libre de modifier ses partenaires et fournisseurs afin d'assurer l'évolution, la sécurité et la continuité des Services.

ARTICLE 34 – ÉVOLUTION DES SERVICES ET DES MARQUES

Expert Vision se réserve le droit de faire évoluer librement les Services, fonctionnalités, technologies, processus, interfaces, applications mobiles, API et infrastructures techniques.

Les Services peuvent être exploités sous une ou plusieurs marques commerciales actuelles ou futures.

L'utilisateur reconnaît que les Services peuvent évoluer afin de tenir compte :

des évolutions technologiques ;
des évolutions réglementaires ;
des évolutions du marché ;
des besoins des utilisateurs ;
ou de toute décision stratégique d'Expert Vision.

Le changement d'une marque commerciale, d'un nom de domaine, d'une identité visuelle ou d'une dénomination de service n'affecte pas la validité des présentes Conditions Générales.

ARTICLE 35 – MODIFICATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES

Expert Vision peut modifier les présentes Conditions Générales à tout moment.

Les nouvelles versions sont publiées sur la Plateforme ou communiquées par tout moyen approprié.

Sauf disposition légale contraire, les nouvelles Conditions Générales entrent en vigueur à la date indiquée lors de leur publication.

La poursuite de l'utilisation des Services après leur entrée en vigueur vaut acceptation des nouvelles Conditions Générales.

ARTICLE 36 – CESSION, TRANSFERT ET RÉORGANISATION

Expert Vision peut céder, transférer, apporter ou réorganiser tout ou partie de ses activités, actifs, marques, technologies, droits ou obligations liés aux Services dans le cadre notamment :

d'une fusion ;
d'une acquisition ;
d'une réorganisation ;
d'une cession d'activité ;
d'une transmission universelle de patrimoine ;
ou de toute autre opération similaire.

L'utilisateur accepte expressément que les présentes Conditions Générales puissent être transférées à toute société reprenant tout ou partie des activités liées aux Services.

Les présentes Conditions Générales continueront à produire leurs effets au bénéfice du successeur ou du repreneur concerné.

ARTICLE 37 – DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE

Les présentes Conditions Générales sont exclusivement régies par le droit belge.

Les parties s'efforceront de résoudre à l'amiable tout différend relatif aux Services.

À défaut d'accord amiable, tout litige relatif à l'interprétation, l'exécution ou la validité des présentes Conditions Générales relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'entreprise de Gand (Gent), Flandre-Orientale, Belgique, sauf disposition légale impérative contraire.

ARTICLE 38 – DISPOSITIONS FINALES

Si une disposition des présentes Conditions Générales est déclarée nulle, invalide ou inapplicable, les autres dispositions demeureront pleinement applicables.

Le fait pour Expert Vision de ne pas se prévaloir à un moment donné d'une disposition des présentes Conditions Générales ne peut être interprété comme une renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Les présentes Conditions Générales constituent l'intégralité de l'accord intervenu entre les parties concernant l'utilisation des Services.

Les présentes Conditions Générales peuvent être mises à disposition dans plusieurs langues.

Les traductions sont fournies uniquement à titre informatif.

En cas de divergence, d'incohérence ou de différence d'interprétation entre plusieurs versions linguistiques, seule la version française fait foi.