NL NL

Privacybeleid

PRIVACYBELEID
EFACT.BE / EFACT.IO

Versie 2026

ARTIKEL 1 – VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

Dit Privacybeleid beschrijft hoe persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, bewaard en beschermd in het kader van het gebruik van de diensten aangeboden via efact.be, efact.io en de daaraan verbonden diensten.

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Expert Vision SRL
Aalterseweg 45
9910 Aalter
België

BTW-nummer: BE0643613707

Hierna genoemd "Expert Vision".

Voor alle vragen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen gebruikers contact opnemen via:

ARTIKEL 2 – TOEPASSINGSGEBIED

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle diensten die door Expert Vision worden aangeboden, waaronder:

  • de website efact.be;

  • de website efact.io;

  • de mobiele applicaties voor iOS en Android;

  • elektronische facturatiediensten;

  • Peppol-diensten;

  • API-diensten;

  • digitaliseringsdiensten;

  • diensten die gebruik maken van artificiële intelligentie;

  • elektronische handtekeningen;

  • ondersteunings- en supportdiensten;

  • alsook alle huidige en toekomstige diensten van Expert Vision.

ARTIKEL 3 – CATEGORIEËN VAN VERWERKTE GEGEVENS

In het kader van haar activiteiten kan Expert Vision verschillende categorieën persoonsgegevens verwerken.

3.1. Identificatiegegevens

  • naam;

  • voornaam;

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer;

  • voorkeurstaal;

  • identificatiegegevens die noodzakelijk zijn voor toegang tot de diensten.

3.2. Professionele gegevens

  • bedrijfsnaam;

  • ondernemingsnummer;

  • btw-nummer;

  • professioneel adres;

  • professionele contactgegevens;

  • gegevens van vertegenwoordigers, bestuurders of gemachtigden.

3.3. Financiële gegevens

  • bankrekeningnummer;

  • betalingsinformatie;

  • facturatiegeschiedenis;

  • boekhoudkundige gegevens die noodzakelijk zijn voor de levering van de diensten.

3.4. Gegevens met betrekking tot documenten

Expert Vision kan gegevens verwerken die voorkomen in:

  • facturen;

  • creditnota's;

  • offertes;

  • bestelbonnen;

  • leveringsbonnen;

  • contracten;

  • geïmporteerde documenten;

  • via Peppol verzonden documenten;

  • gescande documenten;

  • andere professionele documenten.

3.5. Technische gegevens

  • IP-adres;

  • toestelidentificatiegegevens;

  • logbestanden;

  • verbindingsgegevens;

  • beveiligingsinformatie;

  • diagnostische gegevens;

  • gebruiksgegevens van het Platform.

3.6. Communicatiegegevens

  • e-mails;

  • supportaanvragen;

  • chatgesprekken;

  • communicatie via Intercom;

  • communicatie via WhatsApp Business indien gebruikt;

  • andere communicatie met Expert Vision.

ARTIKEL 4 – DOELEINDEN VAN DE VERWERKING

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • levering van de diensten;

  • beheer van gebruikersaccounts;

  • beheer van abonnementen;

  • facturatie;

  • levering van Peppol-diensten;

  • levering van API-diensten;

  • levering van elektronische handtekeningen;

  • digitalisering van documenten;

  • werking van AI-functionaliteiten;

  • ondersteuning en support;

  • fraudepreventie;

  • beveiliging van systemen;

  • verbetering van de diensten;

  • naleving van wettelijke verplichtingen;

  • beheer van geschillen;

  • interne analyses en statistieken;

  • communicatie met gebruikers.

ARTIKEL 5 – RECHTSGRONDEN VAN DE VERWERKING

De verwerking van persoonsgegevens door Expert Vision is gebaseerd op één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

  • uitvoering van een overeenkomst;

  • uitvoering van precontractuele maatregelen;

  • naleving van wettelijke verplichtingen;

  • gerechtvaardigd belang van Expert Vision;

  • toestemming van de betrokkene wanneer dit wettelijk vereist is.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming op elk moment worden ingetrokken overeenkomstig de toepasselijke regelgeving.

ARTIKEL 6 – ONTVANGERS VAN DE GEGEVENS

Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taken, toegankelijk zijn voor de volgende categorieën van ontvangers:

  • gemachtigde medewerkers van Expert Vision;

  • gebruikers die door de accounthouder gemachtigd zijn;

  • boekhouders, accountants, fiscale adviseurs of gemachtigden aangeduid door de gebruiker;

  • technische dienstverleners betrokken bij de werking van de diensten;

  • partners betrokken bij aanvullende diensten;

  • overheidsinstanties wanneer de wet dit vereist.

Expert Vision verkoopt geen persoonsgegevens van gebruikers aan derden.

ARTIKEL 7 – ONDERAANNEMERS EN PARTNERS

Om de levering, het onderhoud, de beveiliging en de verdere ontwikkeling van de diensten mogelijk te maken, kan Expert Vision beroep doen op gespecialiseerde onderaannemers en partners.

Deze partners kunnen onder meer tussenkomen voor:

  • hostingdiensten;

  • back-updiensten;

  • elektronische communicatie;

  • supportdiensten;

  • Peppol-diensten;

  • elektronische handtekeningen;

  • digitalisering van documenten;

  • artificiële intelligentie;

  • analysetools;

  • IT-beveiliging.

Expert Vision selecteert uitsluitend partners die passende waarborgen bieden inzake gegevensbescherming.

ARTIKEL 8 – DERDE DIENSTEN EN TECHNOLOGISCHE LEVERANCIERS

Voor de levering van haar diensten kan Expert Vision gebruik maken van oplossingen en diensten van derden.

Deze diensten kunnen onder meer omvatten:

  • OpenAI of andere aanbieders van artificiële intelligentie;

  • Google Cloud;

  • Firebase;

  • Intercom;

  • SMTP-diensten;

  • aanbieders van elektronische handtekeningen;

  • communicatiediensten;

  • Peppol-dienstverleners;

  • monitoring- en analysesoftware;

  • andere technische leveranciers die noodzakelijk zijn voor de werking van het Platform.

De gebruikte leveranciers kunnen in de toekomst worden gewijzigd om de kwaliteit, veiligheid en continuïteit van de diensten te waarborgen.

ARTIKEL 9 – INTERNATIONALE DOORGIFTE VAN GEGEVENS

De belangrijkste infrastructuren van Expert Vision worden gehost binnen de Europese Unie.

Bepaalde technologische leveranciers of partners kunnen echter gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte of bepaalde verwerkingen uitvoeren vanuit derde landen.

In dergelijke gevallen zorgt Expert Vision ervoor dat doorgiften van persoonsgegevens plaatsvinden overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, onder meer door middel van:

  • een adequaatheidsbesluit;

  • standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie;

  • passende waarborgen erkend door de toepasselijke regelgeving;

  • of andere wettelijk toegelaten mechanismen.

ARTIKEL 10 – BEWAARTERMIJNEN

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

De bewaartermijn kan onder meer afhangen van:

  • de duur van de contractuele relatie;

  • wettelijke verplichtingen;

  • fiscale verplichtingen;

  • boekhoudkundige verplichtingen;

  • beveiligingsvereisten;

  • geschillenbeheer;

  • toepasselijke reglementaire verplichtingen.

Gegevens met betrekking tot professionele activiteiten en documenten die via het Platform worden verwerkt, kunnen worden bewaard gedurende een periode van maximaal tien (10) jaar of langer indien dit wettelijk vereist is.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden de gegevens verwijderd, geanonimiseerd of ontoegankelijk gemaakt overeenkomstig de interne procedures van Expert Vision.

ARTIKEL 11 – BEVEILIGING VAN GEGEVENS

Expert Vision neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

  • verlies;

  • vernietiging;

  • wijziging;

  • ongeoorloofde toegang;

  • ongeoorloofde openbaarmaking;

  • misbruik;

  • of enige andere ongeoorloofde verwerking.

Deze maatregelen worden aangepast aan de aard van de verwerkte gegevens, de geïdentificeerde risico's en de evolutie van de beschikbare technologieën.

Geen enkel informaticasysteem, netwerk of communicatiemiddel kan echter een absolute veiligheid garanderen.

ARTIKEL 12 – RECHTEN VAN BETROKKENEN

Overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming beschikt iedere betrokkene onder meer over de volgende rechten:

  • recht op inzage;

  • recht op rectificatie;

  • recht op gegevenswissing;

  • recht op beperking van de verwerking;

  • recht van bezwaar;

  • recht op gegevensoverdraagbaarheid;

  • recht om toestemming in te trekken wanneer de verwerking hierop gebaseerd is.

De uitoefening van deze rechten kan onderworpen zijn aan de voorwaarden en beperkingen voorzien door de toepasselijke wetgeving.

Elke aanvraag moet vergezeld zijn van voldoende informatie om de identiteit van de aanvrager te kunnen verifiëren.

Expert Vision zal zich inspannen om binnen de wettelijke termijnen op dergelijke verzoeken te antwoorden.

ARTIKEL 13 – COOKIES EN GELIJKAARDIGE TECHNOLOGIEËN

Het Platform kan gebruik maken van cookies, pixels, technische identificatoren en gelijkaardige technologieën om onder meer:

  • de werking van de diensten mogelijk te maken;

  • de veiligheid van verbindingen te waarborgen;

  • voorkeuren van gebruikers te bewaren;

  • het gebruik van de diensten te meten;

  • de gebruikerservaring te verbeteren;

  • statistieken op te stellen;

  • communicatie- en supportfunctionaliteiten mogelijk te maken.

Meer informatie kan worden opgenomen in een afzonderlijk Cookiebeleid.

Gebruikers kunnen hun browser of toestel configureren om cookies te beheren overeenkomstig de beschikbare technische mogelijkheden.

ARTIKEL 14 – KLACHTEN

Iedere betrokkene die van mening is dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt in strijd met de toepasselijke regelgeving, kan contact opnemen met Expert Vision om een minnelijke oplossing te zoeken.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Voor België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke rechtsmiddelen die door de wet worden voorzien.

ARTIKEL 15 – CONTACT EN WIJZIGINGEN VAN HET PRIVACYBELEID

Voor alle vragen met betrekking tot dit Privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens kunnen gebruikers contact opnemen via:

privacy@efact.be

of

support@efact.be

Expert Vision behoudt zich het recht voor dit Privacybeleid op elk moment te wijzigen om rekening te houden met:

  • wettelijke ontwikkelingen;

  • reglementaire ontwikkelingen;

  • technologische ontwikkelingen;

  • evoluties van de diensten;

  • operationele behoeften van de onderneming.

De meest recente versie van het Privacybeleid wordt gepubliceerd op het Platform.

Dit Privacybeleid wordt beheerst door het Belgische recht.

Vertalingen die ter beschikking worden gesteld, worden uitsluitend ter informatie aangeboden.

In geval van tegenstrijdigheid, interpretatieverschil of inconsistentie tussen verschillende taalversies heeft uitsluitend de Franse versie voorrang.

LAATSTE BIJWERKING

Versie 2026

Expert Vision SRL
Aalterseweg 45
9910 Aalter
België