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Politique de confidentialité

Politique de Confidentialité

ARTICLE 1 – RESPONSABLE DU TRAITEMENT

La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont les données à caractère personnel sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre de l'utilisation des services proposés par efact.be, efact.io et les services associés.

Le responsable du traitement est :

Expert Vision SRL
Aalterseweg 45
9910 Aalter
Belgique

TVA : BE0643613707

Ci-après dénommée « Expert Vision ».

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, les utilisateurs peuvent contacter Expert Vision via :

ARTICLE 2 – CHAMP D'APPLICATION

La présente Politique s'applique à l'ensemble des services exploités par Expert Vision, notamment :

  • le site web efact.be ;

  • le site web efact.io ;

  • les applications mobiles iOS et Android ;

  • les services de facturation électronique ;

  • les services Peppol ;

  • les interfaces API ;

  • les services de dématérialisation ;

  • les services utilisant l'intelligence artificielle ;

  • les services de signature électronique ;

  • les services de support ;

  • ainsi que tout service présent ou futur fourni par Expert Vision.

ARTICLE 3 – CATÉGORIES DE DONNÉES COLLECTÉES

Dans le cadre de ses activités, Expert Vision peut traiter différentes catégories de données à caractère personnel.

3.1. Données d'identification

  • nom ;

  • prénom ;

  • adresse électronique ;

  • numéro de téléphone ;

  • langue préférée ;

  • informations d'identification nécessaires à l'accès aux services.

3.2. Données professionnelles

  • dénomination sociale ;

  • numéro d'entreprise ;

  • numéro de TVA ;

  • adresse professionnelle ;

  • coordonnées professionnelles ;

  • informations relatives aux représentants, administrateurs ou mandataires.

3.3. Données financières

  • numéro de compte bancaire ;

  • informations relatives aux paiements ;

  • historique de facturation ;

  • informations comptables nécessaires à la fourniture des services.

3.4. Données liées aux documents

Dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme, Expert Vision peut traiter les informations contenues dans :

  • factures ;

  • notes de crédit ;

  • devis ;

  • bons de commande ;

  • bons de livraison ;

  • contrats ;

  • documents importés ;

  • documents transmis via Peppol ;

  • documents numérisés ;

  • autres documents professionnels.

3.5. Données techniques

  • adresse IP ;

  • identifiants d'appareils ;

  • journaux techniques ;

  • informations de connexion ;

  • données relatives à la sécurité ;

  • données de diagnostic ;

  • informations relatives à l'utilisation de la Plateforme.

3.6. Données de communication

  • courriers électroniques ;

  • demandes de support ;

  • conversations de chat ;

  • communications via Intercom ;

  • communications via WhatsApp Business lorsqu'il est utilisé ;

  • autres échanges avec Expert Vision.

ARTICLE 4 – FINALITÉS DU TRAITEMENT

Les données personnelles peuvent être traitées pour les finalités suivantes :

  • fourniture des services ;

  • gestion des comptes utilisateurs ;

  • gestion des abonnements ;

  • gestion de la facturation ;

  • fourniture des services Peppol ;

  • fourniture des services API ;

  • fourniture des services de signature électronique ;

  • fourniture des services de dématérialisation ;

  • fonctionnement des fonctionnalités d'intelligence artificielle ;

  • assistance et support ;

  • prévention des fraudes ;

  • sécurité des systèmes ;

  • amélioration des services ;

  • respect des obligations légales ;

  • gestion des litiges ;

  • statistiques et analyses internes ;

  • communication avec les utilisateurs.

ARTICLE 5 – BASES JURIDIQUES DU TRAITEMENT

Les traitements réalisés par Expert Vision reposent notamment sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

  • l'exécution d'un contrat ;

  • l'exécution de mesures précontractuelles ;

  • le respect d'une obligation légale ;

  • l'intérêt légitime d'Expert Vision ;

  • le consentement de la personne concernée lorsque celui-ci est requis.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment conformément à la réglementation applicable.

ARTICLE 6 – DESTINATAIRES DES DONNÉES

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs missions, aux catégories suivantes de destinataires :

  • les collaborateurs autorisés d'Expert Vision ;

  • les utilisateurs autorisés par le titulaire du compte ;

  • les comptables, experts-comptables, conseillers fiscaux ou mandataires désignés par l'utilisateur ;

  • les prestataires techniques intervenant dans le fonctionnement des services ;

  • les partenaires intervenant dans la fourniture de services complémentaires ;

  • les autorités publiques lorsque la loi l'exige.

Expert Vision ne vend pas les données personnelles de ses utilisateurs à des tiers.

ARTICLE 7 – SOUS-TRAITANTS ET PARTENAIRES

Afin d'assurer la fourniture, la maintenance, la sécurité et l'évolution des services, Expert Vision peut faire appel à des sous-traitants et partenaires spécialisés.

Ces sous-traitants peuvent notamment intervenir pour :

  • l'hébergement des infrastructures ;

  • les services de sauvegarde ;

  • les communications électroniques ;

  • les services de support ;

  • les services Peppol ;

  • les services de signature électronique ;

  • les services de dématérialisation ;

  • les services d'intelligence artificielle ;

  • les services analytiques ;

  • les services de sécurité informatique.

Expert Vision veille à sélectionner des partenaires offrant des garanties appropriées en matière de protection des données.

ARTICLE 8 – SERVICES TIERS ET FOURNISSEURS TECHNOLOGIQUES

Dans le cadre de la fourniture des services, Expert Vision peut utiliser des solutions ou services proposés par des tiers.

Ces services peuvent notamment inclure :

  • OpenAI ou d'autres fournisseurs d'intelligence artificielle ;

  • Google Cloud ;

  • Firebase ;

  • Intercom ;

  • services SMTP ;

  • services de signature électronique ;

  • services de communication ;

  • fournisseurs Peppol ;

  • services d'analyse et de supervision ;

  • autres fournisseurs techniques nécessaires au fonctionnement de la Plateforme.

Les fournisseurs utilisés peuvent évoluer dans le temps afin d'assurer la qualité, la sécurité et l'évolution des services.

ARTICLE 9 – TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES

Les infrastructures principales exploitées par Expert Vision sont hébergées au sein de l'Union européenne.

Toutefois, certains fournisseurs technologiques ou partenaires peuvent être établis en dehors de l'Espace Économique Européen ou effectuer certains traitements depuis des pays tiers.

Dans ce cas, Expert Vision veille à ce que les transferts de données soient réalisés conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, notamment au moyen :

  • d'une décision d'adéquation ;

  • de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;

  • de garanties appropriées reconnues par la réglementation applicable ;

  • ou de tout autre mécanisme légalement autorisé.

ARTICLE 10 – DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

La durée de conservation peut notamment dépendre :

  • de la durée de la relation contractuelle ;

  • des obligations légales ;

  • des obligations fiscales ;

  • des obligations comptables ;

  • des exigences de sécurité ;

  • de la gestion des litiges ;

  • des obligations réglementaires applicables.

Les données liées aux activités professionnelles et aux documents traités via la Plateforme peuvent être conservées pendant une durée pouvant atteindre dix (10) ans ou toute durée supérieure imposée par la législation applicable.

Après expiration des durées de conservation applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou rendues inaccessibles conformément aux procédures internes d'Expert Vision.

ARTICLE 11 – SÉCURITÉ DES DONNÉES

Expert Vision met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinées à protéger les données personnelles contre :

  • la perte ;

  • la destruction ;

  • l'altération ;

  • l'accès non autorisé ;

  • la divulgation non autorisée ;

  • l'utilisation abusive ;

  • ou tout autre traitement non autorisé.

Ces mesures sont adaptées à la nature des données traitées, aux risques identifiés et à l'évolution des technologies.

Toutefois, aucun système informatique ou réseau de communication ne peut garantir une sécurité absolue.

ARTICLE 12 – DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, toute personne concernée dispose notamment des droits suivants :

  • droit d'accès ;

  • droit de rectification ;

  • droit à l'effacement ;

  • droit à la limitation du traitement ;

  • droit d'opposition ;

  • droit à la portabilité des données ;

  • droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

L'exercice de ces droits peut être soumis à certaines conditions ou limitations prévues par la législation applicable.

Toute demande doit être accompagnée des éléments permettant de vérifier l'identité du demandeur.

Expert Vision s'efforcera de répondre dans les délais prévus par la réglementation applicable.

ARTICLE 13 – COOKIES ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

La Plateforme peut utiliser des cookies, pixels, identifiants techniques et technologies similaires afin notamment de :

  • permettre le fonctionnement des services ;

  • assurer la sécurité des connexions ;

  • mémoriser certaines préférences ;

  • mesurer l'utilisation des services ;

  • améliorer l'expérience utilisateur ;

  • produire des statistiques ;

  • assurer certaines fonctionnalités de communication ou de support.

Des informations complémentaires peuvent être fournies dans une Politique Cookies distincte.

L'utilisateur peut configurer son navigateur ou son appareil afin de gérer les cookies conformément aux possibilités offertes par les technologies utilisées.

ARTICLE 14 – RÉCLAMATIONS

Toute personne concernée estimant que ses données personnelles sont traitées en violation de la réglementation applicable peut contacter Expert Vision afin de rechercher une solution amiable.

Elle dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données compétente.

En Belgique, l'autorité compétente est :

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique

L'introduction d'une réclamation auprès d'une autorité de contrôle ne porte pas atteinte aux autres recours administratifs ou judiciaires prévus par la législation applicable.

ARTICLE 15 – CONTACT ET MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

Pour toute question relative à la présente Politique de Confidentialité ou au traitement des données personnelles, les utilisateurs peuvent contacter Expert Vision à l'adresse suivante :

privacy@efact.be

ou

support@efact.be

Expert Vision se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment afin de tenir compte :

  • des évolutions légales ;

  • des évolutions réglementaires ;

  • des évolutions technologiques ;

  • des évolutions des services ;

  • ou des besoins opérationnels de l'entreprise.

La version la plus récente est publiée sur la Plateforme.

La présente Politique de Confidentialité est régie par le droit belge.

Les traductions éventuellement mises à disposition sont fournies à titre informatif.

En cas de divergence entre plusieurs versions linguistiques, la version française prévaut.